CHUẨN BỊ VIỆC ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ ĐÀO TẠO

 CHUẨN BỊ VIỆC ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ ĐÀO TẠO

Cũng giống như mọi hoạt động kinh doanh khác, đào tạo cần được đánh giá một cách có hệ thống để xác định kết quả thực sự đạt được và rút kinh nghiệm cho các chương trình sau. Việc đánh giá không chỉ giúp bạn – người phụ trách đào tạo – hiểu rõ hiệu quả của chương trình, mà còn cung cấp dữ liệu thuyết phục để trả lời các câu hỏi quan trọng từ lãnh đạo cấp cao.

Những gì bạn muốn biết sau khi tổ chức đào tạo

• Chương trình có đạt được mục tiêu đã đặt ra không?
• Nhân viên đã học được những kiến thức, kỹ năng hoặc thay đổi thái độ gì?
• Những điểm nào trong chương trình cần cải thiện, bổ sung hoặc thay đổi (nội dung, phương pháp, giảng viên, thời lượng)?
• Kế hoạch đào tạo tương lai cần điều chỉnh gì về nội dung, hình thức, chi phí?

Những gì lãnh đạo doanh nghiệp muốn biết

• Nhân viên và công việc của họ có thay đổi tích cực không?
• Các vấn đề về hiệu suất trước đào tạo đã được giải quyết chưa?
• Chi phí và nỗ lực đầu tư vào đào tạo có xứng đáng, hợp lý không?
• Kết quả cuối cùng mang lại cho doanh nghiệp là gì (tăng doanh thu, giảm lỗi, nâng cao năng suất, cải thiện sự hài lòng của khách hàng/nhân viên)?

Mô hình đánh giá 4 mức độ của Donald Kirkpatrick

Đây là mô hình phổ biến nhất và dễ áp dụng trong doanh nghiệp. Mỗi mức độ tập trung vào một khía cạnh khác nhau:

Mức độ	Khía cạnh đánh giá	Câu hỏi chính	Công cụ phổ biến	Thời điểm đánh giá
1	Phản ứng của người học	Họ thích chương trình không? Giảng viên thế nào?	Bản câu hỏi đánh giá (satisfaction survey)	Ngay sau khóa học
2	Kiến thức/kỹ năng học được	Họ học được gì? Có nắm vững không?	Bài kiểm tra, bài tập tình huống, quiz	Cuối khóa hoặc ngay sau khóa
3	Ứng dụng vào công việc	Họ áp dụng những gì đã học vào thực tế ra sao?	Quan sát tại chỗ, phỏng vấn cấp trên, tự báo cáo hành vi	1–6 tháng sau đào tạo
4	Kết quả cho doanh nghiệp	Đầu tư đào tạo mang lại lợi ích kinh doanh gì?	Phân tích chi phí – lợi ích (ROI), so sánh KPI trước/sau	3–12 tháng sau đào tạo (tùy kỹ năng)

• Mức 1 và 2: Dễ thực hiện ngay trong hoặc ngay sau khóa học, tập trung vào chất lượng chương trình.
• Mức 3 và 4: Khó hơn, cần thời gian dài hơn và sự tham gia của cấp quản lý trực tiếp, nhưng đây mới là giá trị thực sự của đào tạo (ROI).

Các phương pháp đánh giá đơn giản, dễ áp dụng

Đánh giá mức 1 & 2 (ngay trong/sau khóa học):

• Bản câu hỏi đánh giá: Người học chấm điểm (thang 1–5 hoặc 1–10) về nội dung, giảng viên, tài liệu, tổ chức, và ghi ý kiến mở. (Có mẫu phiếu đính kèm trong tài liệu gốc).
• Thảo luận nhóm: Tổ chức ngay cuối khóa để thu thập phản hồi trực tiếp từ nhiều người, khuyến khích chia sẻ chân thực.
• Bài kiểm tra cuối khóa: Trắc nghiệm, tình huống giả định, bài tập thực hành để kiểm tra mức độ nắm kiến thức/kỹ năng.

Đánh giá mức 3 & 4 (sau đào tạo):

• Quan sát tại chỗ: Theo dõi hành vi làm việc thực tế của nhân viên (ví dụ: cách giao tiếp với khách hàng, quy trình làm việc mới).
• Phỏng vấn cấp trên trực tiếp: Hỏi về sự thay đổi trong hiệu suất, hành vi, kết quả công việc của nhân viên sau đào tạo.
• So sánh KPI trước/sau: Đo lường chỉ số cụ thể (doanh số, tỷ lệ lỗi, thời gian hoàn thành nhiệm vụ, mức độ hài lòng khách hàng/nhân viên).
• Phân tích chi phí – lợi ích (ROI): Tính toán lợi ích kinh tế (tăng doanh thu, giảm chi phí) so với chi phí đào tạo.

Lưu ý khi đánh giá ứng dụng thực tế:

• Với kỹ năng áp dụng ngay (bán hàng, chăm sóc khách hàng, vận hành máy): Đặt tiêu chí hành vi cụ thể trước đào tạo → đo lường sự tuân thủ sau đó.
• Với kỹ năng cần thời gian (lãnh đạo, làm việc nhóm): Yêu cầu người học lập kế hoạch hành động cá nhân (action plan) sau khóa học → cấp trên hỗ trợ thực hiện → đánh giá thay đổi hành vi và kết quả.

Đạt sự cam kết của những người liên quan – Bước cuối cùng quyết định thành công

Một kế hoạch đào tạo dù hoàn hảo cũng dễ thất bại nếu thiếu sự cam kết từ các bên. Ví dụ điển hình: Chương trình kỹ năng quản lý nhóm của Mai Hương bị gián đoạn do học viên vắng mặt vì công việc đột xuất và cấp trên không hỗ trợ.

Những người cần cam kết:

• Ban giám đốc / lãnh đạo cấp cao: Hỗ trợ ngân sách, trao quyền thực thi kế hoạch, truyền thông tầm quan trọng của đào tạo toàn công ty.
• Cấp trên trực tiếp của người học:
  • Trước đào tạo: Giải thích mục tiêu, lý do tham gia.
  • Trong đào tạo: Đảm bảo thời gian tham gia đầy đủ (đặc biệt với hình thức tập trung).
  • Sau đào tạo: Tạo cơ hội áp dụng, kèm cặp, khen thưởng khi thay đổi tích cực.
• Bản thân người học: Cam kết tham gia nghiêm túc, hoàn thành bài tập, áp dụng kiến thức vào công việc.

Khi có sự cam kết từ ba nhóm này, kế hoạch đào tạo sẽ được triển khai suôn sẻ, nhân viên áp dụng tốt hơn và kết quả kinh doanh rõ rệt.

Tóm tắt toàn bộ quy trình lập kế hoạch đào tạo

1. Đánh giá nhu cầu đào tạo.
2. Xác định thứ tự ưu tiên (quan trọng & khẩn cấp).
3. Xây dựng mục tiêu SMART.
4. Chọn và phối hợp hình thức đào tạo phù hợp.
5. Chuẩn bị hỗ trợ áp dụng sau đào tạo.
6. Lập kế hoạch đánh giá hiệu quả (4 mức Kirkpatrick).
7. Đạt cam kết từ ban giám đốc, cấp trên trực tiếp và người học.

Suy ngẫm và áp dụng thực tế

Bây giờ dành 5 phút suy ngẫm:

• Tôi đã học được gì từ toàn bộ nội dung về lập kế hoạch và chuẩn bị đào tạo?
• Tôi sẽ áp dụng những gì vào công việc thực tế của mình, và áp dụng khi nào?

Ví dụ suy nghĩ mẫu:

• Tôi đã học được: Tầm quan trọng của việc chuẩn bị hỗ trợ áp dụng sau đào tạo và đánh giá mức 3–4 để đo lường ROI thực sự.
• Áp dụng khi nào: Trong chương trình đào tạo kỹ năng bán hàng sắp tới, tôi sẽ yêu cầu trưởng phòng bán hàng lập kế hoạch hành động sau khóa và theo dõi KPI doanh số 3 tháng sau.