LÊN KẾ HOẠCH VÀ CHUẨN BỊ CHO CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO

 LÊN KẾ HOẠCH VÀ CHUẨN BỊ CHO CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO

Cũng như các hoạt động quản lý khác trong doanh nghiệp, đào tạo cần được lập kế hoạch cẩn thận để đạt hiệu quả cao. Giai đoạn này đòi hỏi suy nghĩ rõ ràng, thấu đáo về các khía cạnh liên quan đến chương trình đào tạo sắp triển khai. Quá trình bắt đầu bằng việc xác định thứ tự ưu tiên cho các nhu cầu đào tạo nhằm phân bổ nguồn lực hợp lý. Tiếp theo là ôn lại các tiêu chí để xây dựng mục tiêu khả thi cho chương trình. Sau đó, xem xét các hình thức đào tạo để chọn phương pháp phù hợp nhất. Cuối cùng, chuẩn bị điều kiện giúp người học áp dụng kiến thức và kỹ năng đã học vào công việc thực tế, đảm bảo đạt được kết quả mong muốn.

Sau khi nắm vững phần này, bạn sẽ có khả năng tốt hơn để:

• Xác định mục tiêu đào tạo rõ ràng cho các nhu cầu đã được đánh giá.
• Mô tả các yếu tố cần xem xét khi lập kế hoạch đào tạo toàn diện.

1. Xem xét nhu cầu đào tạo nào cần đáp ứng trước

Khi lập kế hoạch đào tạo, thường có nhiều nhu cầu từ các bộ phận khác nhau. Ví dụ, có thể bao gồm đào tạo kỹ năng chăm sóc khách hàng cho nhóm nhân viên ở trung tâm bảo hành thuộc phòng kinh doanh; kỹ năng tiếng Anh giao tiếp nâng cao cho nhân viên phụ trách thị trường nước ngoài; kỹ năng kế toán quản trị cho nhân viên mới bổ nhiệm ở phòng kế toán; kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng và lãnh đạo cho các trưởng phòng ban; kỹ năng nghiên cứu thị trường cho giám đốc tiếp thị và trợ lý; hoặc kỹ năng quản lý chất lượng toàn diện cho các xưởng sản xuất.

Với ngân sách và nguồn lực hạn chế, không thể đáp ứng tất cả cùng lúc. Việc ưu tiên là bước quan trọng để đảm bảo hiệu quả đầu tư. Tiêu chí chính để cân nhắc là mức độ quan trọng và khẩn cấp của nhu cầu đối với hoạt động kinh doanh.

• Quan trọng: Nhu cầu có ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanh. Nếu không đáp ứng, có thể gây hậu quả nghiêm trọng như mất khách hàng, giảm doanh thu, vi phạm quy định, hoặc ảnh hưởng đến an toàn sản xuất.
• Khẩn cấp: Nhu cầu đòi hỏi hành động ngay lập tức, ví dụ do thay đổi pháp lý, vấn đề cấp bách trong hoạt động, hoặc khoảng cách hiệu suất đang gây thiệt hại rõ rệt.

Sử dụng ma trận ưu tiên (ví dụ: ma trận Eisenhower hoặc ma trận quan trọng-khẩn cấp) để xếp hạng các nhu cầu. Ưu tiên cao nhất cho những nhu cầu vừa quan trọng vừa khẩn cấp, sau đó là quan trọng nhưng chưa khẩn cấp, và cuối cùng là các nhu cầu ít ảnh hưởng hơn. Điều này giúp phân bổ nguồn lực hiệu quả, tránh lãng phí vào những vấn đề thứ yếu.

2. Xác định mục tiêu đào tạo

Khi lập kế hoạch cho bất kỳ chương trình đào tạo nào, tốt nhất là bắt đầu từ "điểm cuối" – tức là mục tiêu cần đạt được. Không biết rõ mình muốn đạt gì thì khó thành công. Xác định mục tiêu là bước đầu tiên và quan trọng nhất.

Để xây dựng mục tiêu tốt, cần trả lời các câu hỏi:

• Những kiến thức, kỹ năng hoặc thái độ nào mà nhân viên sẽ có được sau đào tạo?
• Những cải tiến cụ thể nào sẽ xuất hiện trong hiệu suất công việc?
• Làm thế nào để đo lường sự thành công?

Mục tiêu đào tạo nên tuân thủ nguyên tắc SMART để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả:

• Specific (Cụ thể): Mục tiêu phải rõ ràng, chính xác, nêu được hành động mong đợi và tiêu chuẩn thực hiện. Sử dụng động từ hành động như "áp dụng", "thực hiện", "giải quyết", "lập kế hoạch" thay vì từ mơ hồ như "hiểu", "biết". Ví dụ: "Áp dụng các biện pháp chăm sóc khách hàng để tăng mức độ hài lòng khách hàng lên ít nhất 90% theo khảo sát hàng tháng."
• Measurable (Đo lường được): Có tiêu chí cụ thể để đánh giá kết quả, như số lượng, phần trăm, thời gian hoàn thành, hoặc chỉ số KPI. Điều này giúp theo dõi tiến độ và xác định thành công.
• Achievable (Khả thi/Có thể đạt được): Mục tiêu phải thực tế dựa trên nguồn lực (thời gian, ngân sách, trình độ hiện tại của học viên). Tránh đặt mục tiêu quá cao không thực tế, ví dụ yêu cầu đạt trình độ chuyên gia chỉ sau một khóa ngắn hạn.
• Relevant (Có liên quan): Mục tiêu phải gắn chặt với nội dung chương trình và công việc thực tế của nhân viên. Không dạy kỹ năng không liên quan đến nhiệm vụ hàng ngày.
• Time-bound (Có thời hạn): Nêu rõ thời gian đạt được kết quả, bao gồm thời gian đào tạo và thời gian áp dụng sau đó (ví dụ: đạt kết quả trong vòng 3 tháng sau khóa học).

Ví dụ thực hành: Với chương trình đào tạo "Chăm sóc khách hàng" trong một ngày, các mục tiêu sau có thể được đánh giá:

1. Hiểu được các biện pháp để chăm sóc khách hàng tốt hơn → Không SMART (không đo lường được "hiểu").
2. Đánh giá tính hiệu quả của các biện pháp chăm sóc khách hàng → Không SMART (khó khả thi trong một ngày).
3. Áp dụng các biện pháp chăm sóc khách hàng cho địa bàn miền Trung trong tháng tới → SMART (cụ thể, đo lường được qua kết quả thực tế, khả thi, liên quan, có thời hạn).
4. Trong buổi họp nhóm sắp tới, lên kế hoạch triển khai các biện pháp chăm sóc khách hàng ở từng địa bàn, nêu rõ biện pháp nào cần sự tham gia của ai → SMART (rất cụ thể, có thể quan sát và đo lường qua kế hoạch được lập).

Mục tiêu SMART giúp chương trình đào tạo có hướng rõ ràng, dễ theo dõi và đánh giá hiệu quả sau này.

3. Các yếu tố cần xem xét khi lập kế hoạch đào tạo

Khi phác thảo kế hoạch, cần xem xét nhiều yếu tố để đảm bảo tính khả thi:

• Đối tượng học viên: Số lượng, trình độ hiện tại, vị trí công việc, nhu cầu cá nhân hóa.
• Nội dung và mục tiêu: Dựa trên nhu cầu đã đánh giá, đảm bảo liên kết với khoảng cách hiệu suất.
• Hình thức đào tạo: Chọn phương pháp phù hợp nhất, ví dụ:
  • Đào tạo tại chỗ (On-the-job training): Học trực tiếp qua công việc thực tế, phù hợp kỹ năng thao tác.
  • Đào tạo nội bộ (workshop, hội thảo): Tiết kiệm chi phí, dễ tùy chỉnh.
  • Đào tạo trực tuyến (e-learning): Linh hoạt thời gian, phù hợp số lượng lớn hoặc kiến thức lý thuyết.
  • Đào tạo bên ngoài: Chuyên sâu, chứng chỉ, nhưng chi phí cao.
  • Coaching/Mentoring: Cá nhân hóa cho lãnh đạo hoặc vị trí then chốt.
• Thời gian và lịch trình: Không ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh, kết hợp thời gian học và thực hành.
• Ngân sách: Chi phí giảng viên, tài liệu, địa điểm, công cụ hỗ trợ.
• Điều kiện hỗ trợ áp dụng sau đào tạo: Chuẩn bị môi trường làm việc (công cụ, quy trình, hỗ trợ từ quản lý), kế hoạch theo dõi và củng cố kiến thức (coaching sau khóa, đánh giá hiệu suất sau 3-6 tháng).
• Đo lường và đánh giá: Xác định chỉ số KPI trước/sau đào tạo để đánh giá ROI (Return on Investment).

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng các yếu tố này giúp chương trình đào tạo không chỉ diễn ra suôn sẻ mà còn ma