3 phương pháp chính trong đánh giá nhu cầu đào tạo tại doanh nghiệp

 

1 Phỏng vấn

Phỏng vấn là một trong những cách hiệu quả nhất để thu thập thông tin cập nhật và chi tiết trong quá trình đánh giá nhu cầu đào tạo. Phương pháp này cho phép trao đổi trực tiếp, khai thác sâu các vấn đề thực tế mà nhân viên và quản lý đang gặp phải.

Để thực hiện phỏng vấn hiệu quả, cần chuẩn bị kỹ lưỡng về nội dung câu hỏi, sắp xếp lịch hẹn phù hợp và trang bị kỹ năng giao tiếp tốt cho người phỏng vấn. Hai nhóm đối tượng chính cần phỏng vấn là cấp quản lý (bao gồm ban lãnh đạo, trưởng bộ phận hoặc giám sát trực tiếp tùy theo quy mô đánh giá) và nhân viên thực hiện công việc.

Khi phỏng vấn cấp quản lý, các câu hỏi thường tập trung vào việc làm rõ vấn đề hiện tại. Ví dụ, trong trường hợp trưởng bộ phận yêu cầu đào tạo kỹ năng phân tích số liệu để viết báo cáo tài chính, người phụ trách đánh giá có thể hỏi về:

• Vấn đề cụ thể mà bộ phận đang gặp phải là gì?
• Những biểu hiện nào (về kiến thức, kỹ năng hoặc thái độ) cho thấy nhân viên không đạt kết quả mong muốn? Biểu hiện xảy ra thường xuyên đến mức nào và gây ảnh hưởng, thiệt hại gì đến kết quả của bộ phận hoặc toàn doanh nghiệp?
• Tiêu chuẩn, mong muốn hoặc yêu cầu mà bộ phận đặt ra cho nhân viên trong việc thực hiện công việc là gì? Biểu hiện của mức độ đạt chuẩn là như thế nào?
• Có những lý do khác nào khiến bộ phận cho rằng cần đào tạo, hay vấn đề có thể xuất phát từ nguyên nhân khác (quy trình, công cụ, động lực)?

Song song đó, cần sắp xếp phỏng vấn với nhân viên thực hiện công việc. Trước tiên, thông báo rõ ràng mục đích của cuộc phỏng vấn và lý do cần sự tham gia của họ để tạo sự hợp tác từ đầu. Có thể phỏng vấn cá nhân hoặc nhóm nhỏ, nhưng phải đảm bảo thông tin thu thập đầy đủ và chất lượng cao.

Khi phỏng vấn nhân viên, các nội dung quan tâm thường bao gồm:

• Cách thức họ thực hiện công việc hiện tại như thế nào? Có phù hợp với những gì cấp trên mong đợi không?
• Những khó khăn, trở ngại cụ thể mà họ gặp phải khi làm việc? Những yếu tố nào cản trở việc đạt kết quả tốt hơn?

Phỏng vấn giúp trao đổi sâu, khai thác thông tin phong phú để đánh giá chính xác nhu cầu đào tạo. Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi sự nhiệt tình từ người phỏng vấn và có thể gây gián đoạn công việc hàng ngày. Để giảm thiểu, cần:

• Sắp xếp thời gian phù hợp, tránh ảnh hưởng lớn đến hoạt động.
• Chọn mẫu tiêu biểu: Không phỏng vấn toàn bộ nhân viên mà phối hợp với trưởng bộ phận chọn những cá nhân đại diện cho nhóm có khoảng cách hiệu suất rõ rệt. Với quy mô lớn, kết hợp bảng câu hỏi khảo sát kèm phỏng vấn trực tiếp.
• Sử dụng câu hỏi mở (bắt đầu bằng "Cái gì?", "Tại sao?", "Như thế nào?", "Khi nào?", "Ai?", "Ở đâu?") để khuyến khích người trả lời chia sẻ chi tiết, tạo không khí cởi mở và nắm bắt được tâm trạng thực sự.

Trước khi phỏng vấn, cần tìm hiểu trước về công việc của đối tượng để đặt câu hỏi phù hợp, đặc biệt với những lĩnh vực không phải chuyên môn.

2. Quan sát tại chỗ người thực hiện công việc

Bên cạnh phỏng vấn, quan sát trực tiếp tại nơi làm việc giúp hiểu rõ hơn về vấn đề thực tế mà nhân viên gặp phải. Phương pháp này đặc biệt phù hợp với công việc đòi hỏi nhiều thao tác tay chân, quy trình cụ thể tại chỗ.

Người quan sát cần có kiến thức và kinh nghiệm về công việc, quy trình để đánh giá chính xác. Có thể là giám sát trực tiếp, chuyên viên nội bộ hoặc chuyên gia bên ngoài.

Quan sát giúp phát hiện thiếu sót trong kỹ năng, từ đó xác định nhu cầu đào tạo. Có hai hình thức chính:

• Quan sát chính thức: Người quan sát dành một ngày hoặc nhiều ngày để theo dõi và ghi chép chi tiết cách nhân viên thực hiện công việc. Ưu điểm: Cả hai bên đều biết trước, người quan sát có thể trao đổi trực tiếp về các bước quy trình. Nhược điểm: Nhân viên có thể thay đổi hành vi (làm theo cách "mong muốn" thay vì cách thường ngày), hoặc cảm thấy khó chịu khi bị theo dõi.
• Quan sát không chính thức: Người quan sát kín đáo theo dõi ở các thời điểm khác nhau mà nhân viên không biết. Ưu điểm: Nhân viên hành xử tự nhiên, phản ánh đúng kỹ năng thực tế. Nhược điểm: Có thể bỏ lỡ một số kỹ năng nếu không xảy ra trong thời điểm quan sát, khó đánh giá thời gian thực hiện chính xác.

3. Xem xét những tài liệu có sẵn

Phương pháp này tận dụng các tài liệu nội bộ sẵn có để phân tích mà không cần thu thập mới, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Các tài liệu phổ biến có thể tham khảo bao gồm:

• Bản mô tả công việc: Mô tả mục đích, phạm vi, trách nhiệm, nhiệm vụ chính và yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, thái độ. Bằng cách so sánh với năng lực thực tế của nhân viên, có thể xác định khoảng cách đào tạo. Phương pháp này đặc biệt hữu ích cho nhân viên mới hoặc chuyển vị trí, nhưng cần sử dụng phiên bản cập nhật nhất vì công việc có thể thay đổi theo thời gian.
• Kết quả đánh giá hiệu suất làm việc: Cung cấp thông tin về kết quả quá khứ, điểm mạnh/yếu, lĩnh vực cần cải thiện, mục tiêu tương lai và mong muốn phát triển cá nhân. Đây là nguồn dữ liệu quan trọng để xác định nhu cầu đào tạo cá nhân hóa.
• Chiến lược phát triển và kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp: Giúp xác định năng lực cần thiết để đáp ứng mục tiêu kinh doanh dài hạn, từ đó phát hiện nhu cầu đào tạo chiến lược.

Ngoài ra, có thể tham khảo kết quả thăm dò ý kiến nhân viên, báo cáo KPI, dữ liệu hiệu suất bộ phận hoặc các tài liệu liên quan khác.

Tùy theo điều kiện doanh nghiệp, có thể kết hợp thêm các phương pháp khác như bảng câu hỏi khảo sát, bài kiểm tra kỹ năng, phân tích kinh nghiệm điển hình trong ngành để đánh giá nhu cầu hiện tại và tương lai.

Tóm tắt

Đánh giá nhu cầu đào tạo là quá trình thu thập và phân tích thông tin để làm rõ khoảng cách hiệu suất và xác định đào tạo có phù hợp hay không. Các phương pháp chính bao gồm phỏng vấn (thu thập ý kiến sâu), quan sát (kiểm chứng thực tế) và xem xét tài liệu (phân tích dữ liệu sẵn có). Việc áp dụng linh hoạt giúp đảm bảo đào tạo đúng đối tượng, đúng nội dung, mang lại hiệu quả cao và tiết kiệm chi phí.