Cách tạo outline level trong word

 Hướng dẫn tạo và sử dụng Outline Level trong Microsoft Word (áp dụng cho Word 2016, 2019, 2021, Microsoft 365 và các phiên bản mới hơn)

Outline Level (cấp độ dàn ý) là tính năng giúp bạn phân cấp tiêu đề trong tài liệu (từ Level 1 đến Level 9), tạo cấu trúc rõ ràng. Khi thiết lập đúng, bạn có thể:

• Xem cấu trúc tài liệu trong Outline View (chế độ dàn ý).
• Tạo mục lục tự động (Table of Contents) dựa trên các cấp độ.
• Thu gọn/mở rộng phần nội dung (collapse/expand) trong Navigation Pane hoặc Outline View.
• Dễ dàng sắp xếp lại thứ tự các phần lớn.

Outline Level thường gắn với Heading Styles (Heading 1, Heading 2...) để tự động, nhưng bạn cũng có thể thiết lập thủ công cho đoạn văn bản bất kỳ.

Cách 1: Thiết lập Outline Level bằng Styles (Khuyến nghị – tự động và chuyên nghiệp nhất)

Cách này liên kết cấp độ với Heading Styles, giúp tạo mục lục dễ dàng.

1. Mở tài liệu Word.
2. Chọn đoạn văn bản bạn muốn làm tiêu đề cấp 1 (ví dụ: "Chương 1: Giới thiệu").
3. Vào tab Home > nhóm Styles > chọn Heading 1 (hoặc Heading 2, Heading 3... tùy cấp).
   • Heading 1 tự động là Level 1.
   • Heading 2 là Level 2, v.v.
4. Nếu muốn tùy chỉnh cấp độ (ví dụ thay đổi Heading 2 thành Level 3):
   • Click phải vào style Heading 2 trong Styles pane → Modify.
   • Nhấn Format (ở dưới) → Paragraph.
   • Trong tab Indents and Spacing, phần Outline level: Chọn cấp độ mong muốn (Level 1 đến Level 9).
   • Nhấn OK → OK để lưu.

Lặp lại cho các cấp khác. Bây giờ, các tiêu đề sẽ hiển thị đúng cấp trong Navigation Pane (tab View > Navigation Pane).

Cách 2: Thiết lập Outline Level thủ công cho đoạn văn bản (không dùng style)

Dùng khi bạn không muốn thay đổi style nhưng vẫn cần phân cấp.

1. Chọn đoạn văn bản (tiêu đề hoặc phần cần cấp độ).
2. Vào tab Home > nhóm Paragraph → click phải vào đoạn → chọn Paragraph (hoặc Alt + O, rồi P).
3. Trong hộp thoại Paragraph, tab Indents and Spacing:
   • Phần Outline level: Chọn cấp độ từ Level 1 đến Level 9 (Body Text là không có cấp độ).
4. Nhấn OK.

Lặp lại cho các phần khác.

Cách 3: Sử dụng Outline View để tạo và chỉnh sửa cấp độ nhanh

Đây là chế độ chuyên dụng để xây dựng dàn ý.

1. Vào tab View → chọn Outline (hoặc Ctrl + Alt + O).
   • Tài liệu chuyển sang chế độ Outline, thanh công cụ Outlining hiện ra.
2. Chọn dòng văn bản cần thay đổi cấp độ.
3. Trong tab Outlining (hoặc nhóm Outlining):
   • Outline Level dropdown: Chọn cấp độ (Level 1, Level 2... hoặc Body Text).
   • Hoặc dùng nút mũi tên:
     • Promote (mũi tên lên): Tăng cấp (ví dụ từ Level 2 lên Level 1).
     • Demote (mũi tên xuống): Giảm cấp.
     • Demote to Body Text: Chuyển về văn bản thường.
4. Để di chuyển phần: Chọn heading → dùng nút Move Up / Move Down (mũi tên lên/xuống) để sắp xếp lại thứ tự.
5. Thu gọn/mở rộng: Dùng dấu + / - bên trái heading, hoặc nút Collapse/Expand trong Outlining.

Khi quay lại chế độ Print Layout (View > Print Layout), cấp độ vẫn giữ nguyên.

Cách 4: Tạo mục lục tự động dựa trên Outline Level

Sau khi thiết lập cấp độ:

1. Đặt con trỏ tại vị trí cần mục lục (thường đầu tài liệu).
2. Vào tab References → Table of Contents → chọn kiểu (Automatic Table 1 hoặc 2).
   • Word sẽ tự lấy các heading có Outline Level từ 1–9 (cấp độ Body Text không hiển thị).
3. Để cập nhật khi thay đổi: Click phải vào mục lục → Update Field → Update entire table.

Lưu ý quan trọng

• Outline Level chỉ ảnh hưởng đến cấu trúc dàn ý và mục lục, không thay đổi định dạng văn bản (font, cỡ chữ) – định dạng do style quyết định.
• Nếu dùng Heading Styles, Outline Level tự động theo (Heading 1 = Level 1, v.v.), nên ưu tiên dùng style để dễ quản lý.
• Trong Navigation Pane (View > Navigation Pane), bạn sẽ thấy cấu trúc cây theo cấp độ – rất hữu ích để nhảy nhanh giữa các phần.
• Nếu tài liệu có nhiều chương, bạn có thể tùy chỉnh để số trang hiển thị theo chương (ví dụ 1-1, 2-3) bằng cách tích Include chapter number trong Insert Caption hoặc Table of Contents options.

Làm theo các bước trên, tài liệu của bạn sẽ có cấu trúc chuyên nghiệp, dễ chỉnh sửa và tạo mục lục tự động.