Hướng dẫn tạo danh mục bảng biểu tự động trong word

 Hướng dẫn tạo danh mục bảng biểu tự động trong Microsoft Word (áp dụng cho Word 2016, 2019, 2021, Microsoft 365 và các phiên bản mới hơn)

Tính năng này gọi là Table of Figures (hoặc Danh mục bảng biểu, Mục lục bảng, List of Tables) – Word sẽ tự động liệt kê tất cả các bảng (hoặc biểu đồ, hình ảnh) kèm số thứ tự, tiêu đề và số trang, đồng thời tự cập nhật khi bạn thêm/xóa/sửa bảng. Đây là công cụ rất hữu ích cho luận văn, báo cáo, tài liệu dài có nhiều bảng biểu.

Bước 1: Chuẩn bị – Gắn chú thích (Caption) cho từng bảng biểu

Word chỉ nhận diện và đưa vào danh mục những bảng đã được chèn Caption đúng cách.

1. Chọn toàn bộ bảng cần tạo chú thích (click vào bảng để chọn).
2. Vào tab References (Tham chiếu) trên thanh công cụ.
3. Nhấn Insert Caption (Chèn chú thích).
4. Trong hộp thoại Caption:
   • Label: Chọn Bảng (nếu chưa có, nhấn New Label và nhập “Bảng” hoặc “Table” tùy ngôn ngữ).
   • Position: Chọn Above selected item (Trên đối tượng được chọn) – đây là chuẩn cho bảng biểu (tiêu đề bảng ở trên bảng).
   • Caption: Word tự động tạo số thứ tự (ví dụ: Bảng 1). Bạn có thể thêm mô tả sau số thứ tự, ví dụ: Bảng 1: Doanh thu theo quý năm 2025.
   • Nhấn OK.

Lặp lại bước này cho tất cả các bảng trong tài liệu. Mỗi bảng phải có Caption riêng (Word sẽ tự đánh số tăng dần: Bảng 1, Bảng 2...).

Lưu ý: Nếu bạn muốn danh mục riêng cho biểu đồ/hình ảnh, dùng Label “Hình” hoặc “Figure” tương tự.

Bước 2: Chèn danh mục bảng biểu tự động

1. Đặt con trỏ chuột tại vị trí bạn muốn đặt danh mục (thường là trang đầu hoặc cuối tài liệu, ví dụ: sau mục lục chính).
2. Vào tab References > nhấn Insert Table of Figures (Chèn Bảng Số liệu hoặc Danh mục bảng biểu).
3. Trong hộp thoại Table of Figures:
   • Caption label: Chọn Bảng (hoặc Label bạn đã tạo ở bước 1).
   • Include label and number: Đánh dấu để hiển thị số thứ tự và tiêu đề.
   • Page number alignment: Chọn Right (căn phải số trang).
   • Formats: Chọn kiểu đẹp (ví dụ: Formal, Simple, Classic...).
   • Tab leader: Chọn dấu chấm (...) hoặc gạch ngang nối tiêu đề và số trang.
   • Nhấn OK.

Word sẽ tự động tạo danh mục kiểu như:

Danh mục bảng Bảng 1: Doanh thu theo quý năm 2025 ......................... 5 Bảng 2: So sánh chi phí sản xuất ............................ 12 ...

Bước 3: Cập nhật danh mục khi thay đổi tài liệu

Khi bạn thêm/xóa bảng, di chuyển vị trí hoặc sửa tiêu đề Caption, danh mục không tự cập nhật ngay. Bạn cần:

1. Click chuột phải vào danh mục bảng biểu → chọn Update Field (Cập nhật trường).
2. Chọn Update entire table (Cập nhật toàn bộ bảng) → OK.

Hoặc nhấn References > Update Table.

Mẹo nâng cao & lưu ý quan trọng

• Tạo danh mục riêng cho bảng và hình: Lặp lại bước 2 nhưng chọn Label khác (ví dụ: “Hình” cho danh mục hình ảnh).
• Đánh số theo chương: Nếu tài liệu có chương (ví dụ Bảng 2.1, Bảng 3.4), bạn cần dùng Heading cho tiêu đề chương và thiết lập Include chapter number trong Insert Caption (chọn Heading 1 làm Chapter style).
• Định dạng đẹp hơn: Sau khi chèn, bạn có thể chỉnh font, cỡ chữ, khoảng cách bằng cách click phải vào danh mục → Edit Field → Modify (hoặc chỉnh style TOC 1, TOC 2... trong Styles pane).
• Lỗi phổ biến: Nếu danh mục không hiển thị bảng nào → kiểm tra xem tất cả bảng đã có Caption chưa, và Caption label có khớp không.
• Word phiên bản cũ: Quy trình tương tự từ Word 2010 trở lên, giao diện hơi khác nhưng các nút References và Insert Caption vẫn giống.
• Tự động hóa hoàn toàn: Nếu dùng nhiều, bạn có thể tạo Macro đơn giản, nhưng cách thủ công trên đã đủ nhanh và ổn định.

Làm theo đúng các bước này, danh mục bảng biểu sẽ tự động, chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian chỉnh sửa khi tài liệu thay đổi.