ĐÀO TẠO TẠI CHỖ (ON-THE-JOB TRAINING)

 ĐÀO TẠO TẠI CHỖ (ON-THE-JOB TRAINING)

Đào tạo tại chỗ là hình thức học tập kỹ năng làm việc mới ngay trong môi trường công việc thực tế. Nhân viên học bằng cách quan sát đồng nghiệp hoặc cấp trên thực hiện nhiệm vụ, sau đó cố gắng làm theo dưới sự hướng dẫn trực tiếp. Đây là phương pháp phổ biến và hiệu quả cao trong nhiều doanh nghiệp, đặc biệt phù hợp với các tình huống sau:

• Đào tạo nhân viên mới để nhanh chóng hòa nhập và làm việc độc lập.
• Bổ sung kỹ năng mới cho nhân viên hiện tại khi doanh nghiệp thay đổi quy trình, công nghệ, thiết bị hoặc sản phẩm/dịch vụ.
• Hướng dẫn nhân viên chuyển vị trí nội bộ hoặc được bổ nhiệm lên vai trò cao hơn (ví dụ: từ nhân viên lên trưởng nhóm, từ trưởng nhóm lên quản lý bộ phận).

Đào tạo tại chỗ có thể triển khai dưới nhiều hình thức linh hoạt, tùy theo mục tiêu và nội dung cần truyền đạt. Dưới đây là một số hình thức phổ biến nhất:

1. Minh họa (Demonstration)

Mục đích chính là truyền đạt kỹ năng thông qua quan sát có chủ đích và thực hành ngay lập tức. Khác với việc chỉ "ngồi quan sát" thụ động, hình thức này được thực hiện có hệ thống, kèm giải thích rõ ràng về cách làm và lý do tại sao phải làm như vậy.

Quy trình thường bao gồm các giai đoạn:

• Giải thích nội dung cần minh họa: Giới thiệu tổng quan nhiệm vụ, mục tiêu và tầm quan trọng.
• Giới thiệu các thao tác cần thực hiện: Phân tích từng bước một cách chi tiết.
• Minh họa và giải thích: Người hướng dẫn thực hiện chậm rãi, vừa làm vừa giải thích từng bước, nhấn mạnh các điểm quan trọng, lưu ý an toàn hoặc mẹo hiệu quả.
• Cho người học thực hành tại chỗ: Nhân viên thử làm theo dưới sự giám sát, có thể lặp lại nhiều lần.
• Phản hồi và điều chỉnh: Người hướng dẫn nhận xét, sửa lỗi và khuyến khích cải thiện.

Hình thức này rất phù hợp với các công việc đòi hỏi thao tác tay chân, sử dụng máy móc, quy trình sản xuất hoặc dịch vụ trực tiếp (ví dụ: vận hành máy CNC, pha chế đồ uống, lắp ráp sản phẩm, xử lý giao dịch ngân hàng).

2. Kèm cặp (Coaching)

Kèm cặp là hình thức mở rộng của minh họa, tập trung vào phát triển năng lực cá nhân một cách có hệ thống và dài hạn hơn. Đây không chỉ là hướng dẫn kỹ thuật mà còn là quá trình theo dõi, đánh giá và hỗ trợ liên tục.

Các đặc điểm chính:

• Giao nhiệm vụ cụ thể, có kế hoạch trước và sẽ đánh giá kết quả sau khi hoàn thành.
• Liên tục kiểm tra tiến độ thực hiện.
• Thường xuyên đưa ra phản hồi mang tính xây dựng (cả tích cực và cải thiện).
• Có thể áp dụng cho mọi cấp bậc, từ nhân viên đến quản lý (ví dụ: giám đốc tương lai được giám đốc hiện tại kèm cặp để chuẩn bị kế nhiệm).

Kèm cặp giúp người học không chỉ làm đúng mà còn hiểu sâu, tự tin và phát triển độc lập dần dần.

3. Đỡ đầu (Mentoring)

Đỡ đầu là hình thức cố vấn dài hạn, trong đó một người có kinh nghiệm phong phú (thường là cấp cao hơn hoặc nhân viên lâu năm) đóng vai trò người hướng dẫn, cố vấn cho người ít kinh nghiệm hơn.

Mục tiêu chính không chỉ dừng ở kỹ năng công việc cụ thể mà còn hỗ trợ phát triển mục tiêu nghề nghiệp lâu dài, định hướng sự nghiệp, xây dựng mạng lưới quan hệ, xử lý thách thức cá nhân và phát triển tư duy lãnh đạo.

Đỡ đầu thường mang tính cá nhân hóa cao, diễn ra theo lịch gặp gỡ định kỳ (hàng tuần/tháng), và có thể kéo dài từ vài tháng đến vài năm.

Thuận lợi của đào tạo tại chỗ

Hình thức này rất hấp dẫn với doanh nghiệp vì những lý do sau:

• Chi phí thấp: Không cần thuê giảng viên bên ngoài, thuê địa điểm, thiết bị giảng dạy hay tài liệu in ấn phức tạp. Chủ yếu tận dụng nguồn lực nội bộ (trưởng bộ phận, nhân viên lành nghề).
• Không gián đoạn công việc: Người học vừa học vừa làm, vẫn đóng góp vào sản xuất/dịch vụ hàng ngày.
• Áp dụng ngay lập tức: Kỹ năng được thực hành trong môi trường thực tế, nhận phản hồi nhanh chóng, giúp chuyển giao kiến thức hiệu quả và giảm khoảng cách giữa lý thuyết và thực tiễn.
• Tận dụng nguồn lực nội bộ: Khuyến khích nhân viên giỏi chia sẻ kinh nghiệm, xây dựng văn hóa học hỏi lẫn nhau và tăng cường sự gắn kết trong đội ngũ.
• Linh hoạt: Có thể triển khai nhanh chóng, điều chỉnh theo từng cá nhân hoặc tình huống cụ thể.

Hạn chế và bất lợi của đào tạo tại chỗ

Mặc dù có nhiều ưu điểm, hình thức này cũng tồn tại một số rủi ro:

• Người hướng dẫn thiếu kỹ năng truyền đạt: Không phải ai giỏi làm việc cũng giỏi dạy người khác. Một số trưởng bộ phận hoặc nhân viên lành nghề có kinh nghiệm thực tiễn phong phú nhưng không biết cách giải thích rõ ràng, thiếu kiên nhẫn hoặc không truyền đạt được lý do đằng sau các thao tác.
• Người hướng dẫn không dành thời gian nghiêm túc: Do áp lực công việc, họ có thể ưu tiên hoàn thành nhiệm vụ của mình hơn là hướng dẫn người mới, dẫn đến việc kèm cặp nửa vời, không đều đặn hoặc thiếu chiều sâu.
• Không thống nhất nội dung và phương pháp: Mỗi người hướng dẫn có thể có cách làm khác nhau (dù đều hiệu quả), dẫn đến người học nhận được thông tin mâu thuẫn, gây nhầm lẫn hoặc hình thành thói quen không chuẩn.
• Chất lượng phụ thuộc vào người hướng dẫn: Nếu người hướng dẫn có kỹ năng hạn chế hoặc thái độ không tích cực, người học có thể tiếp thu sai lệch hoặc không phát triển tối đa.
• Khó kiểm soát và đánh giá: Không có chương trình chuẩn hóa nên khó đo lường kết quả thống nhất, dễ bỏ sót một số khía cạnh quan trọng.

Chuẩn bị để đào tạo tại chỗ hiệu quả

Để khắc phục hạn chế và đảm bảo chương trình thành công, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng:

• Thống nhất mục tiêu và nội dung đào tạo: Xây dựng tiêu chuẩn kỹ năng rõ ràng, quy trình chuẩn (SOP) để mọi người hướng dẫn đều theo cùng một chuẩn mực.
• Chuẩn bị kỹ năng cho người hướng dẫn: Đào tạo họ về kỹ năng giao tiếp, kỹ năng kèm cặp, cách đưa phản hồi xây dựng, kỹ năng minh họa và đánh giá tiến độ.
• Đảm bảo cam kết từ người hướng dẫn: Đặt việc hướng dẫn vào KPI hoặc mô tả công việc, có chính sách khen thưởng (thưởng, công nhận) khi hoàn thành tốt vai trò đào tạo.
• Cung cấp tài liệu hỗ trợ: Hướng dẫn chi tiết, checklist, video minh họa, biểu mẫu đánh giá để người hướng dẫn và người học dễ theo dõi.
• Theo dõi và đánh giá định kỳ: Thiết lập cơ chế kiểm tra tiến độ, thu thập phản hồi từ cả hai bên để điều chỉnh kịp thời.

Kết luận

Đào tạo tại chỗ là giải pháp thực tế, tiết kiệm và hiệu quả cao để phát triển nguồn nhân lực nội bộ, đặc biệt trong môi trường làm việc thay đổi nhanh chóng. Khi được triển khai có hệ thống, với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và cam kết từ lãnh đạo, hình thức này không chỉ giúp nhân viên nhanh chóng nắm vững công việc mà còn xây dựng văn hóa học hỏi liên tục, tăng cường sự gắn bó và nâng cao hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp.