Nghề thư ký hành chánh

 Nghề thư ký hành chính là gì?

Thư ký hành chính (Administrative Secretary / Administrative Assistant / Executive Secretary) là vị trí làm việc văn phòng, chịu trách nhiệm hỗ trợ hành chính, tổ chức và quản lý công việc hàng ngày cho lãnh đạo (giám đốc, trưởng phòng, ban lãnh đạo) hoặc cho một bộ phận/công ty. Đây là một trong những nghề phổ biến nhất trong lĩnh vực hành chính – văn phòng tại Việt Nam, đặc biệt ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, công ty nước ngoài, ngân hàng, trường học, bệnh viện hoặc cơ quan nhà nước.

Nghề này còn được gọi là thư ký văn phòng, trợ lý hành chính, thư ký điều hành (Executive Assistant) tùy theo cấp độ và quy mô công ty.

Công việc chính của thư ký hành chính

Công việc thay đổi tùy công ty (doanh nghiệp nhỏ hay lớn, công ty nước ngoài hay Việt Nam), nhưng phổ biến bao gồm:

1. Hỗ trợ lãnh đạo / trưởng bộ phận
   • Sắp xếp lịch họp, lịch công tác, lịch cá nhân của sếp (lịch Google Calendar, Outlook).
   • Chuẩn bị tài liệu họp, báo cáo, slide PowerPoint, biên bản cuộc họp.
   • Ghi chép biên bản họp, soạn thảo email, thư từ, công văn.
2. Quản lý văn phòng và hành chính
   • Quản lý văn phòng phẩm, đặt hàng đồ dùng văn phòng, theo dõi thiết bị (máy in, máy photocopy).
   • Tiếp đón khách hàng, đối tác, sắp xếp phòng họp, pha nước, chuẩn bị trà/cà phê.
   • Quản lý hồ sơ, tài liệu, lưu trữ công văn, hợp đồng (sắp xếp theo thứ tự, số hóa nếu cần).
3. Liên lạc và phối hợp
   • Trả lời điện thoại, email, tin nhắn cho lãnh đạo hoặc bộ phận.
   • Phối hợp với các phòng ban khác (kế toán, nhân sự, kinh doanh) để xử lý công việc.
   • Theo dõi tiến độ công việc, nhắc nhở deadline, báo cáo tình hình cho sếp.
4. Công việc hành chính khác
   • Soạn thảo công văn, thư mời, thông báo nội bộ.
   • Theo dõi chi phí hành chính, lập bảng kê chi tiêu nhỏ.
   • Hỗ trợ tổ chức sự kiện nội bộ, team building, sinh nhật công ty.
   • Một số nơi kiêm thêm: quản lý xe công ty, đặt vé máy bay/khách sạn, xử lý visa cho nhân viên đi công tác.

Yêu cầu và kỹ năng cần thiết

• Trình độ: Tốt nghiệp cao đẳng/đại học (chuyên ngành hành chính văn phòng, ngoại ngữ, quản trị kinh doanh, thư ký – văn phòng là lợi thế, nhưng nhiều công ty chấp nhận bất kỳ ngành nào nếu kỹ năng tốt).
• Kỹ năng chính:
  • Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint – mức trung bình đến nâng cao).
  • Giao tiếp tốt (nói chuyện lịch sự, xử lý tình huống khéo léo).
  • Kỹ năng tổ chức, sắp xếp thời gian, quản lý công việc đa nhiệm.
  • Ngoại ngữ (tiếng Anh giao tiếp cơ bản trở lên – bắt buộc ở công ty nước ngoài).
  • Cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực (tiếp xúc nhiều thông tin nhạy cảm).
• Tính cách: Nhanh nhẹn, chịu áp lực, kiên nhẫn, ngoại hình gọn gàng, thái độ tích cực.

Mức lương và cơ hội việc làm (tại Việt Nam 2026)

• Lương khởi điểm:
  • Doanh nghiệp nhỏ/Việt Nam: 6–10 triệu/tháng.
  • Công ty nước ngoài/multinational: 10–18 triệu/tháng (có thể cao hơn nếu biết tiếng Anh tốt).
  • Thư ký cho giám đốc cấp cao (Executive Secretary): 15–30 triệu/tháng + thưởng.
• Thưởng và phúc lợi: Thưởng hiệu suất, thưởng Tết, bảo hiểm đầy đủ, du lịch công ty (ở công ty lớn).
• Cơ hội thăng tiến: Lên chuyên viên hành chính, trợ lý giám đốc, quản lý văn phòng, hoặc chuyển sang nhân sự, kinh doanh nếu tích lũy kinh nghiệm.

Ưu – nhược điểm của nghề

Ưu điểm:

• Công việc ổn định, giờ hành chính (thường 8h–17h).
• Môi trường văn phòng sạch sẽ, chuyên nghiệp.
• Tiếp xúc lãnh đạo cấp cao, học hỏi nhiều về quản lý và kinh doanh.
• Cơ hội làm việc ở công ty lớn, nước ngoài.
• Kỹ năng mềm phát triển mạnh (giao tiếp, tổ chức, đa nhiệm).

Nhược điểm:

• Áp lực cao (làm việc theo deadline của sếp, xử lý nhiều việc cùng lúc).
• Lương khởi điểm không cao so với khối lượng công việc.
• Đôi khi phải làm thêm giờ (chuẩn bị họp muộn, tiếp khách).
• Công việc lặp lại (trả lời điện thoại, pha nước, in ấn) nếu ở công ty nhỏ.
• Phụ thuộc nhiều vào tính cách và yêu cầu của sếp.

Nghề này phù hợp với ai?

• Người yêu thích làm việc văn phòng, tổ chức tốt, thích giao tiếp.
• Người cẩn thận, kiên nhẫn, chịu được áp lực nhẹ.
• Sinh viên mới ra trường muốn tích lũy kinh nghiệm hành chính.
• Người muốn làm việc ổn định, không muốn làm ca kíp hoặc lao động chân tay.

Nếu bạn đang cân nhắc ứng tuyển vị trí thư ký hành chính, hãy chuẩn bị CV nhấn mạnh kỹ năng tin học, giao tiếp và kinh nghiệm tổ chức (dù là hoạt động ngoại khóa). Nhiều công ty tuyển qua VietnamWorks, TopCV, LinkedIn hoặc giới thiệu nội bộ.