Thủ tục -lao động - Thuế phí những điều người mới kinh doanh cần biết

 Dưới đây là hướng dẫn chi tiết và cập nhật năm 2026 về thủ tục, lao động, thuế phí mà người mới kinh doanh (đặc biệt mở quán cà phê hoặc shop quần áo) tại Việt Nam cần biết. Quy định đã có nhiều thay đổi lớn từ 01/01/2026, giúp đơn giản hóa hơn nhưng đòi hỏi tự kê khai nghiêm ngặt hơn.

1. Thủ tục đăng ký kinh doanh (Bắt buộc đầu tiên)

Hầu hết người mới bắt đầu với hộ kinh doanh cá thể (HKD) vì quy mô nhỏ, thủ tục đơn giản.

• Nơi nộp: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã/phường (UBND xã/phường) nơi đặt trụ sở quán/cửa hàng (thay đổi so với trước đây nộp huyện). Có thể nộp trực tiếp hoặc trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia (dichvucong.gov.vn).
• Hồ sơ chính:
  • Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (theo mẫu).
  • Bản sao CCCD/CMND/Hộ chiếu của chủ hộ.
  • Nếu nhiều thành viên hộ gia đình: Văn bản ủy quyền cho chủ hộ.
• Thời gian: 3 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ. Lệ phí khoảng 100.000 đồng.
• Sau khi có Giấy chứng nhận HKD: Tự động được cấp mã số thuế. Tài khoản ngân hàng phải trùng tên chủ HKD.

Lưu ý quan trọng 2026: Đăng ký đúng để tránh rủi ro thuế sau này. Nếu kinh doanh ngành có điều kiện (như quán cà phê bán đồ ăn uống) phải xin thêm giấy phép.

2. Các thủ tục pháp lý khác cần làm song song hoặc ngay sau

• Giấy chứng nhận đủ điều kiện An toàn thực phẩm (VSATTP): Bắt buộc với quán cà phê (pha chế đồ uống). Nộp tại Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm quận/huyện. Hồ sơ gồm đơn đề nghị, giấy HKD, bản thuyết minh cơ sở, giấy khám sức khỏe nhân viên, kiến thức ATTP. Thời gian khoảng 15-30 ngày. Chi phí kiểm tra cơ sở.
• Phòng cháy chữa cháy (PCCC): Với quán có diện tích lớn hoặc dùng gas, bếp → Nộp hồ sơ tại Phòng Cảnh sát PCCC & CNCH quận/huyện (kiểm tra bình chữa cháy, lối thoát hiểm...).
• Giấy phép khác nếu cần: Âm nhạc (nếu phát nhạc bản quyền), môi trường (nếu xả thải lớn).

Mẹo cho người mới: Làm thủ tục trước khi khai trương 1-2 tháng để tránh phạt (phạt hành chính có thể vài chục triệu).

3. Lao động – Tuyển dụng và quản lý nhân viên

Khi mở quán cà phê hoặc shop quần áo, bạn thường cần 2-5 nhân viên (pha chế, phục vụ, bán hàng).

• Hợp đồng lao động: Phải ký hợp đồng bằng văn bản nếu làm việc từ 1 tháng trở lên (theo Bộ luật Lao động). Nội dung rõ lương, giờ làm, quyền lợi.
• Lương tối thiểu: Phải trả theo vùng (TP.HCM thuộc Vùng I: lương giờ tối thiểu khoảng 23.800 đồng/giờ năm gần nhất, kiểm tra cập nhật mới nhất). Trả thấp hơn là vi phạm.
• Bảo hiểm xã hội (BHXH), BHYT, BHTN:
  • Bắt buộc nếu nhân viên làm việc từ 1 tháng trở lên (chủ HKD đóng phần người sử dụng lao động ~21,5%, nhân viên đóng ~10,5%).
  • Chủ hộ kinh doanh cũng có thể tham gia BHXH tự nguyện hoặc bắt buộc tùy quy định mới 2026.
• Tuổi lao động: Từ đủ 15 tuổi (có quy định riêng cho lao động vị thành niên trong quán cà phê như pha chế, phục vụ – không được làm việc nặng nhọc, ban đêm quá giới hạn).
• Từ 01/01/2026: Tuân thủ nghiêm ngặt Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân khi tuyển dụng (chỉ thu thập thông tin cần thiết cho mục đích tuyển dụng).

Lưu ý thực tế: Tuyển nhân viên part-time phổ biến ở quán cà phê. Xây dựng quy trình đào tạo (pha chế, phục vụ) và sử dụng phần mềm chấm công để tránh tranh chấp. Phạt nếu không đóng BHXH cho nhân viên khá nặng (18-20% số tiền phải đóng).

4. Thuế phí – Thay đổi lớn từ năm 2026

Đây là phần quan trọng nhất mà nhiều người mới hay bỏ qua, dẫn đến phạt sau.

Thay đổi lớn 2026:

• Bỏ hoàn toàn lệ phí môn bài (thuế môn bài) từ 01/01/2026.
• Bỏ phương thức thuế khoán → Chuyển sang tự kê khai, tự nộp theo doanh thu thực tế (giống doanh nghiệp nhỏ).
• Ngưỡng miễn thuế: Doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm → Miễn thuế GTGT và thuế TNCN.
• Nếu doanh thu trên 500 triệu đồng/năm: Phải nộp 2 loại thuế chính:
  • Thuế Giá trị gia tăng (GTGT).
  • Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN).
  • Tỷ lệ % cụ thể tùy ngành (ví dụ: quán cà phê/dịch vụ ăn uống thường cao hơn bán quần áo).

Cách tính cơ bản (tham khảo):

• Doanh thu dưới 500 triệu/năm: Không nộp GTGT & TNCN.
• Trên 500 triệu: Tính trên phần vượt ngưỡng hoặc toàn bộ tùy quy định chi tiết (sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc).
• Sử dụng phần mềm kế toán hoặc thuê kế toán dịch vụ để kê khai hàng tháng/quý.

Các khoản khác:

• Thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc bảo vệ môi trường (nếu áp dụng).
• Phí sử dụng mặt bằng (nếu thuê nhà nước).

Lưu ý cho quán cà phê vs shop quần áo:

• Quán cà phê: Thường doanh thu nhanh hơn nhưng chi phí nguyên liệu cao → dễ vượt ngưỡng 500 triệu sớm.
• Shop quần áo: Doanh thu phụ thuộc trend, dễ tồn kho → quản lý doanh thu chặt chẽ để kê khai chính xác.

Hóa đơn điện tử: Bắt buộc sử dụng khi bán hàng để kê khai thuế.

Lời khuyên dành cho người mới khởi nghiệp

1. Bắt đầu nhỏ: Nếu vốn ít, chọn mô hình take-away hoặc online trước để test doanh thu dưới 500 triệu/năm, giảm gánh nặng thuế & thủ tục.
2. Chuẩn bị sổ sách: Ghi chép doanh thu, chi phí rõ ràng từ ngày đầu (sử dụng app như KiotViet, Misa...).
3. Tư vấn chuyên gia: Liên hệ Chi cục Thuế quận/huyện hoặc kế toán dịch vụ ngay khi đăng ký HKD. Ở TP.HCM, bạn có thể đến Sở Kế hoạch & Đầu tư hoặc UBND phường hỗ trợ.
4. Rủi ro phổ biến: Không kê khai đúng → phạt chậm nộp thuế, không đóng BHXH cho nhân viên → bị khiếu nại hoặc phạt nặng.
5. Công cụ hỗ trợ: Sử dụng Cổng thông tin quốc gia về đăng ký kinh doanh và thuế để cập nhật.

Kinh doanh quán cà phê hay quần áo đều cần sự kiên trì. Thủ tục và thuế 2026 đơn giản hơn về số lượng nhưng đòi hỏi tính minh bạch cao hơn. Nếu bạn chia sẻ cụ thể hơn (quy mô quán/shop, vốn dự kiến, quận ở TP.HCM...), mình có thể tư vấn chi tiết và ví dụ tính toán thuế phù hợp hơn. Chúc bạn khởi nghiệp suôn sẻ!